מנהל האירועים הוא האיש שמנצח על תזמורת הספקים ביום החתונה. כל הספקים מנגנים נפלא יותר או נפלא פחות, על כולם צריך שינצח מנהל האירוע עפ"י כישרונו וניסיונו בתחום ...
כאשר ניגשים לערוך אירוע השאלה הראשונה שמתלבטים בה היא האם לערוך את האירוע בגן אירועים פתוח או באולם סגור . אך התלבטות זו הינה מיותרת . למרות שנהוג בשנים האחרונות לערוך אירועים בגני אירועים, הרי שאירוע באולם יכול להפוך גם הוא לבלתי נשכח...
לאחר שבחרתם גן/ אולם אירועים, שמלת כלה, צלם DJ או להקה ובחרתם את תפריט, ממש כשבוע לפני האירוע הגדול בחייכם תידרשו להיפגש עם מנהל האירועים של המקום או עם מפיק האירועים שלכם כדי "לסגור קצוות" ולבצע תיאום ציפיות לערב החתונה.
תפקידו של מנהל האירועים הוא לנווט את האירוע, להוביל את צוות המלצרים והברמנים, ובסופו של דבר לדאוג לפרטים הכי קטנים שיהפכו את האירוע שלכם למושלם וללא תקלות.
הפגישה היא חשובה ביותר, אל תזלזלו בה.
אולם אירועים נושא עמו יתרונות שאין לגני אירועים : ראשית, מועד האירוע לא תלוי במזג האוויר, האירוע יכול להתקיים בקיץ או בחורף, בלי לחשוש שמא האירוע ייהרס . שנית, בניגוד לדעה הרווחת שאירוע באולם הינו ארכאי וזול יותר, אולמות אירועים כיום כוללים אלמנטים כגון צמחייה, מפלי מים, בריכות נוי, אשר יוצרים תחושה נעימה וחמימה . כמו כן, לא מעט אולמות כוללים למעשה גינה או מרפסת, אשר מאפשרת לאירוע להתקיים גם בפנים וגם בחוץ .
אחרי שהחלטתם לערוך אירוע באולם, חשוב לבחון מספר דברים בטרם בחרתם את האולם המיועד . על מנת שהאירוע יצליח חשוב שהאולם יהיה מרווח, כך שלא יתערבבו אזורי הסעדה עם אזור הריקודים . כמובן שההחלטה עד כמה האולם צריך להיות גדול תלויה בכמות המוזמנים שלכם . במידה והחלטתם להזמין מעט אנשים אין צורך לקחת אולם גדול שיהיה בחלקו הגדול ריק . השאלה איזה אולם לקחת וכמה אנשים להזמין היא כמובן שאלה של רצון ותקציב . (עוד על גן אירועים בשרון )
אחרי שבחרתם סוג אולם חשוב לברר מה החוזה ביניכם כולל . האם האולם מעסיק תקליטן, קייטרינג, והאם אתם תלויים בהם או שמא אתם יכולים להביא את מי שאתם בוחרים .
במידה ולאולם יש גינה או מרפסת הרי שגם מועד האירוע חשוב, כי בתנאים הנכונים תוכלו להינות מהם . ניתן לשלב בין אירוע פנימי לחיצוני, מה שיעניק לאורחים הנאה משולבת של אינטימיות וטבעיות .
מומלץ ש
אולם האירועים יהיה באזור מוכר
. במידה ומדובר באירוע עסקי הרי שאין טעם שהאולם יהיה רחוק ממקום העבודה, אך אם מדובר באירוע משפחתי מומלץ שהוא יהיה באזור "אמצע" עבור כל האורחים . כך יקל על כולם להגיע . רצוי שהאולם לא יהיה מיחד באזור תעשייה, מה שייתן תחושה לא נעימה לאורחים, ומנגד מומלץ שלא יהיה באזור עירוני, כי אז חלים עליו חוקי עזר עירוניים שעלולים להגביל את זמן האירוע . לזה יש להוסיף את העובדה שאירוע באולם בתוך העיר עלול ליצור בעיית חנייה לאורחים, לכן חשוב לבחון שיש למקום מגרש חנייה לא בתשלום עבור האורחים .
מסיבות ביטחוניות ואחרות מומלץ לבדוק שהאולם מאובטח . אחת האופציות לכך היא הצגת ההזמנות בפתח המקום . כאן אנו עוברים לחשיבות הצוות במקום . צוות האולם צריך להיות מיומן, אדיב, צוות שערך כבר אירועים כמו שלכם . מומלץ לברר כמה מאנשי הצוות עובדים עבורכם באותו ערב, כמו כן יש לבדוק את אופן התשלומים לאירוע, ומה החוזה ביניכם לבין המקום , מעניק לכם המקום ומה לא .
האולם עצמו צריך להיות נקי, מסודר, מהודר, עם גנראטור, מיזוג אוויר, שירותיים נקיים ומרווחים, במידה ואתם מבקשים שהאירוע יכלול אטרקציות שונות כגון זיקוקים, חשוב לברר האם יש למקום רישיון לכך . לשם כך יש לבדוק האם למקום יש ביטוח צד ג' . מומלץ גם לבדוק האם יש לו כספת, תעודת כשרות, וכמובן רישיון הפעלה . בלי זה לא תרצו לערוך בו אירוע .
הרמת" אירוע היא לא דבר של מה בכך. אירוע רציני ומעניין, כל סוג של אירוע- אם אירוע חתונה או בר מצווה ,ברית ,בריתה - הוא אתגר לכל אחד: מה כבר לא חידשו בתחום האירועים? אוהלים בדואיים, הגעה במרכבות או במסוקים, זיקוקין די נור, מאכלים מיוחדים, עיצוב מיוחד....
גם אם הינך מוכשר מאד, ומסוגל להעמיד אירוע כזה על הרגלים- הפקת אירוע דורשת עבודה רבה וזמן רב, בעיקר אם אינך עוסק בהפקה כרגיל. איסוף הרעיונות, הכתובות, הצעות המחיר, ההשוואה והבחירה הנכונה בכל נושא ונושא- החל ממקום האירוע דרך עיצובו, השולחנות, המפות, המפיות והכלים, הצלמים והמוסיקה, אפקטים אחרים, והעיקר- איך להפתיע ולא לחזור על מה שעשו אחרים- כל זה הוא "פול טיים ג'וב" לזמן רב.
לשם כך עלייך לפנות למנהל האירועים בעל הניסיון .אשר יעזור לך בהפקה ובכל מרכיבי האירוע:, העיצוב,האוכל, הבידור והתכנים, תכנון הזמנים, הלוגיסטיקה והביצוע, עד סיומו המוצלח. זהו תפקידו של מנהל האירועים האירועים.
בהצלחה !
גלעד הובר
