סריקת מסמכים – מהם האמצעים לסרוק מסמכים?
קיימות שיטות רבות לבצע סריקת מסמכים. חלקן הגדול מתאים לארגון וחלקם מאפשר גם לאדם הפרטי לסרוק את מסמכיו ובכך לעבור למצב בו ארגון מסמכים ביתי הוא חלק מתפיסה טכנולוגית ירוקה ומתקדמת שחוסכת בשטח אחסון וחוסכת בנייר.
סורק מסמכים הוא האמצעי הנפוץ ביותר למטרת סריקת מסמכים. קיימים סורקי מסמכים מסוגים שונים, אולם סורק מסמכים דיגיטלי הוא הנפוץ ביותר למטרה זו.
בעבר סורקי המסמכים היו נמכרים בשחור לבן או בצבע. כיום כל הסורקים נמכרים עם יכולות סריקה בשחור לבן ובצבע.
למשתמש הביתי אני מציע לרכוש סורק מסמכים בסיסי שמחירו מאות שקלים בלבד. סורק מסמכים כזה מאפשר לסרוק מסמכים בודדים, תמונות, ספרים, חוברות וכדומה.
סורק זה מאפשר למשתמש הביתי לסרוק את המסמכים שלו, לתת להם שם שיתאר את התוכן שלו, לדוגמה: "חשבון חשמל אוקטובר 2000", ותייקו את כל החשבונות בתיקיה עם השם: "חשבונות חשמל".
כשתרצו ביום מן הימים לאתר חשבון חשמל מסוים תוכלו לעשות זאת במספר לחיצות כפתור. ולאחסן אותם בתיקיות מתאימות במחשב.
מבחינת אופן הסריקה אני ממליץ לסרוק ברזולוציה שנעה בין 100 – 100 DPI כדי שגודל הקבצים יהיה סביר, ובנוסף תתקבל תוצאה איכותית שתאפשר בעתיד לבצע תהליך של OCR על המסמכים ולהפוך אותם למסמכים ברי עריכה ושינוי.
אם המשתמש הביתי רוצה לסרוק מסמכים בעלי ערך מומלץ להעלות את הרזולוציה ל- 300 DPI. במצב של סריקת תמונות הרזולוציה המומלצת היא 600 DPI.
רוצים לסרוק מסמכים בצבע? הגדירו בסורק רזולוציה של 300 DPI ומצב סריקה בעומק צבע של 24 ביט ומעלה.
ארגון מסמכים בגופים עסקיים מומלץ שייעשה באמצעות חברות המתמחות בכך. סריקת מסמכים באמצעים זמינים מצריכה רכישת סורק מסמכים מתקדם יותר, סורק המכיל משטח סריקה ובנוסף גם מזין נייר אוטומטי.
באמצעות תתהליך הסריקה אתם עוברים לשיטת עבודה שמאפשרת משרד ללא נייר.
לארגון אני מציע לבצע סריקת מסמכים חשובים לקובץ PDF ברזולוציה של 300DPI ובכך תתאפשר בעתיד המרת קבצי ה- PDF לקבצי DOC הניתנים לעריכה ושינוי.
לאחר שתסרקו את המסמכים (ותעברו לשיטת ניהל משרד ללא נייר) תוכלו גם לשלב תהליך זיהוי אופטי (OCR) של המסמכים. זיהוי אותיות במסמכים מאפשר להפוך את המסמך הסרוק (שהוא למעשה תמונה לכל דבר) לקובץ טקסט בר עריכה הניתן לבצע בוו שינויים, חיפוש מילים, שדות ועוד.
קיימים סורקי מסמכים שמבטיחים רזולוציות גבוהות מאוד, חשוב לדעת שמדובר בתוצאה העוברת אינטרפולציה ורזולוציית הסריקה המובטחת מושגת באמצעות התוכנה.
קיימים סורקי מסמכים מסוגים נוספים המיועדים לשימושים צבאיים, שימושים משטרתיים, למכוני העתקות, לשכות שירות, ארכיונים וכדומה. על כך נרחיב במאמר נפרד.
