סריקת מסמכים – מה היתרונות?
סריקת מסמכים מאפשרת לארגון או לאדם הפרטי לשמר את מסמך הנייר המקורי ולהפוך אותו לקובץ דיגיטלי שניתן לשימוש באופנים רבים.
סריקת מסמכים שומרת על המסמך המקורי בכך שהיא מצלמת מצב נתון של המסמך ביום הסריקה. כיוון שנייר הוא מוצר מתבלה, חשוב לשמור גיבוי של המסמך המקורי לשעת הצורך.
אם תשמרו את המסמכים כקבצים עם שמות מתאימים שיתארו היטב את תוכן המסמכים, תגבו את המידע הזה ותנהלו אותו כראוי, תוכלו בלחיצת כפתור למצוא כל מסמך שתרצו.
זה לא מסובך. סרקו את המסמכים לקבצי PDF, תנו לכל קובץ שם שיתאר את התוכן שלו, לדוגמה: "חשבון מים אוקטובר 2000", ותייקו את כל החשבונות בתיקיה עם השם: "חשבונות מים".
כשתרצו ביום מן הימים לאתר חשבון מים מסוים תוכלו לעשות זאת במספר לחיצות כפתור.
לאחר שתסרקו את המסמכים (ותעברו לשיטת ניהל משרד ללא נייר) תוכלו גם לשלב תהליך זיהוי אופטי (OCR) של המסמכים. זיהוי אותיות במסמכים מאפשר להפוך את המסמך הסרוק (שהוא למעשה תמונה לכל דבר) לקובץ טקסט בר עריכה הניתן לבצע בוו שינויים, חיפוש מילים, שדות ועוד.
יתרון נוסף - סריקת מסמכים מאפשרת לארגון ולאדם הפרטי חסכון רב במקום.
ארגון עם אלפי קלסרים נזקק לשטח אחסון עצום שעלותו יקרה מאוד.
אם הקלסרים היו עוברים סריקה, ניתן היה לוותר על שטח האחסון ולחסוך כסף רב.
גם בבית של האדם הפרטי נערמים מסמכים במשך השנים וכולנו נוטים לאחסן את המסמכים הללו (חשבונות, תשלומים, אחריות, מסמכי בנקים וכו') בקלסרים עמוסי ניירת.
ארגון מסמכים בצורה חכמה תאפשר לארגון ולאדם הפרטי לחסוך מקום, לחסוך כסף ולשמר את המסמכים לתקופה ארוכה.
בשנים האחרונות מדברים הרבה על מעבר לסביבה ירוקה. משרד ללא נייר מאפשר פעילות משרדית "ירוקה" וחסכון בנייר. יצרתם מסמך? אין צורך להדפיס אותו. שמרו אותו במערכת כקובץ והעבירו אותו לנמענים כקובץ. הדפסת המסמך גורמת לצריכה מיותרת של נייר.
משרד ללא נייר חוסך לסביבה אבל חוסך גם מקום יקר בשטחי המשרד.
חשבון פשוט יראה שאחסון 50 קרטונים עמוסים בקלסרי מסמכים תופס משרד של 10 מטר מרובע (בהנחה שרוצים לשמור על נגישות לכל קרטון ושליפת מסמכים מהירה מכל קלסר). צאו וחשבו כמה כסף ניתן לחסוך בשנה אם עלות השכירות וההוצאות הנלוות הן עשרות ₪ למטר.
נכון שניתן לאחסן את הקרטונים הללו בארכיון או בית גניזה, אבל גם לכך יש עלות.
