איך סורקים מסמכים

סריקת מסמכים - איך סורקים מסמכים בפורמט רחב

אם הזדמן לכם להגיע ללשכת שירות או למכון העתקות כדי להזמין שרטוטים אדריכליים, מפות או פוסטרים. לבטח ראיתם את המכשור הגדול המתאים לצילום והדפסת מסמכים בפורמט רחב.

מכשור זה מאפשר לכם למסור קובץ, להגדיר את הדרישות שלכם, ולקבל אותו מודפס בגודל האמתי שלו. השימוש בציוד הדפסה בפורמט רחב הוא נפוץ ויש לו שימושים רבים.  אם יצרתם את הקובץ אצלכם במחשב או קיבלתם את קובץ המקור, אתם יכולים לתייק אותו, לשלוח אותו, לערוך אותו ועוד. נכון שהציוד הזה יקר מאוד, אבל הוא נותן פתרון לסיגמנט רחב של צרכנים הזקוקים להדפסה בפורמט רחב.

כעת דמיינו מצב הפוך – יש לכם שרטוט כלשהו ואתם רוצים לסרוק אותו ולהמיר אותו לקובץ. בין אם אתם רוצים לשלוח אותו, לתייק אותו או לעשות בו מספר שינויים.

איך עושים זאת?
יש צורך בסורק רחב שמסוגל לקלוט את מסמך המקור (שרטוט / פוסטר / תצלום אוויר וכדומה), לסרוק אותו כפי שעושים זאת בסורקים רגילים, ולייצר קובץ דיגיטלי של המסמך הסרוק.

קיימים סורקים רחבים המסוגלים לסרוק מסמכים גם ברוחב של שני מטרים ואף יותר. הם פועלים בטכנולוגיה שונה במקצת מטכנולוגיית הסריקה של סורקים שולחנים קטנים והחיסרון שלהם הוא בשטח הגדול שהם תופסים במשרד או בלשכה.

מה אפשר לסרוק בסורקים רחבים?
חשבו על כל השימושים של סורק קטן ותרגמו זאת למסמכים גדולי ממד. אם סורק קטן מסוגל לסרוק תמונות באיכות גבוהה, סורק רחב מסוגל לסרוק פוסטרים.

אם סורק קטן סורק מסמכים בגודל A4, סורק רחב סורק שרטוטים בגודל A0. אדריכלים רבים סורקים שרטוטים היסטוריים ותכניות מתאר צבעוניות שאין להם קובץ מקור. כדי שלא לבזבז שטח אחסון לכל שרטוט שהם צריכים לשמור הם יוצרים קובץ מסריקת השרטוט ומאכסנים אותו במערכת המחשוב (לא לשכוח גיבוי).

זכור לי שארכיון חשוב ביקש לרכוש סורק רחב כדי לבצע סריקת ארכיון עיתונים מצהיבים ומתפוררים. במקרה זה אפשר היה להסתפק בסורק בגודל A2 ולחסוך את העלות היקרה ברכישת סורק ברוחב A0. גוף מוסדי אחר רכש סורק לצורך סריקת מפות ותצלומי אוויר. ניירות עיתון (ובעיקר הכותרות של עיתוני סוף השבוע) לא ניתנים לסריקה בסורקים שולחניים רגילים. כדי לשמר עיתונים היסטוריים יש צורך בסריקה נאמנה למקור שתאפשר לנו בכל מועד להדפיס את קובץ המחשב ולאחזר את מראה העיתון שסרקנו.

לא חסרות סיבות לביצוע סריקת מפות, סריקת שרטוטים, סריקת פוסטרים וכדומה. הרצון לשמר את המדיה המקורית המתפוררת מחד, והצורך ביכולת ליצור שרידות לשנים רבות ממסמך המקור.

סורקים רחבים  מאפשרים לנו כיום לתת מענה לצרכים שבעבר רק יכולנו לדמיין. כמובן שהמחיר עולה ביחס ישר לגודל הסורק, אבל ארגונים מסויימים ולשכות שרות חייבות להציע ללקוחות שלהם את היכולת לבצע סריקה בפורמט רחב. עלות התחזוקה של הסורקים הרחבים יקרה אף היא וזו הסיבה שכשרוצים לבצע סריקה בסורק רחב צריך לקחת בחשבון שהמחיר לא יהיה זול.

הסכנות האורבות למסמכים, לתמונות, לשרטוטים וכדומה הן רבות. בין אם מדובר ברעידת אדמה חזקה, מלחמות קשות, שיטפונות, שרפות, אובדן, גניבות, חבלות, ריקבון, עובש, התפוררות, הצהבה, קמטים וקרעים ובעצם מה לא. כל אחת מהסיבות הללו מחייבת כל ארגון או עסק לשמור את המסמכים שלו ולא להסתמך על המזל הטוב.

הכותב הוא מנהל האתרים:

דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי.  http://www.documents.co.il

פרינטרס (Printers) - הצעתמחיר בקליק למדפסות, מכונות צילום, מתכלים, תוכנות הדפסה, שירות ותחזוקה.   http://www.printers.org.il

מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים.  http://www.mismachim.co.il