סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי הפכה בשנים האחרונות מפעולה השמורה לעסקים בודדים לתופעה גורפת המבוצעת בעסקים וארגונים רבים. כל עסק, קטן כגדול מכירים בחשיבות של חיסכון בזמן ובמקום להצלחת העסק.
ם אתה זקוק למערכת ארכיון דיגיטלי איכותית וחכמה מהסוג הטוב ביותר בשוק, עם תמיכה מלאה בעברית. הפתרון הוא בשילוב מערכת מקצועית, ותיקה ואיכותית.
אם יש צורך, מערכת הארכיון הדיגיטלי ניתנת להתאמה לפי דרישתך
כשאתם בודקים תוכנות סריקה עליכם להגדיר ולאפיין מראש מה יהיו המשימות של תוכנת הסריקה הרצויה. כדי להיכנס לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי, מומלץ לבחור תוכנה שתענה על הצרכים והדרישות שלכם.
סריקת מסמכים והסבת מנגנון הנייר למערכת ארכיון דיגיטלי נמצאת בתאוצה בשנים האחרונות ומשרדים רבים מצטרפים מידי יום לארגוני הענק שכבר ביצעו הסבה מלאה למערכות לניהול משרד ללא נייר.
בהנחה שהפנמת כבר את הצורך במעבר ניהול הידע של הארגון שלך לארכיון דיגיטלי והחלטת שאתה צריך פתרון לניהול מסמכים, אתה צריך לחשוב על אפיון המערכת הרצויה בהתחשב במספר פרמטרים כגון: שיתוף מסמכים...
מה אתה עושה כשאתה צריך ליצור לך עותק של מפות ושרטוטים?
מה אתה עושה לאחר שסיימת להשתמש במפות ושרטוטים שקיבלת בגודל A0, ואין לך את קבצי המקור שלהם, רק את הנייר עצמו?
הגישה העולמית להקטין את כמות הנייר המתבזבז בהליכים מסוימים הולכת וצוברת תאוצה גם בארץ. במקום להדפיס או לצלם מסמכים מכל סוג, סורקים את המסמכים ושומרים במחשב.
אם הזדמן לכם להגיע ללשכת שירות או למכון העתקות כדי להזמין שרטוטים אדריכליים, מפות או פוסטרים. לבטח ראיתם את המכשור הגדול המתאים לצילום והדפסת מסמכים בפורמט רחב.
כדי לסרוק מסמכים אתה לא צריך יותר מאשר סורק שולחני פשוט ובסיסי. כמובן שאיכות הסריקה וקצב הסריקה יהיו בהתאם לאיכות הסורק בו תשתמש, אבל באופן עקרוני כל אחד יכול לסרוק מסמכים.
כן, זה הריח המוכר. הריח של המסמכים העבשים, המסמכים המצהיבים. לפי הריח מזהים שנכנסים לתוך ארכיון מסמכים. הריח המיוחד והטחוב הזה של מסמכים ישנים המאוחסנים שנים ארוכות בתוך חדרון סגור או בתוך ארכיון.
תוכנת זיהוי תווים אופטי, או באנגלית Optical Character Recognition (OCR) היא תוכנה המבצעת המרה של תמונה סרוקה למסמך בר עריכה במעבד תמלילים במחשב. סריקת מסמכים היא חלק אינטגרלי מהיכולת לזהות טקסט.
אם אתם רוצים ליצור בעצמכם ארכיון מסמכים משלכם, יש צורך לקחת את מסמכי הנייר ולהפוך אותם בתהליך סריקה לקבצים דיגיטליים המאוחסנים במחשב. לאחר שתצרו את הקובץ מהמסמך הסרוק אתם תוכלו לעשות איתו הכל.
קיימות שיטות רבות לבצע סריקת מסמכים. חלקן הגדול מתאים לארגון וחלקם מאפשר גם לאדם הפרטי לסרוק את מסמכיו ובכך לעבור למצב בו ארגון מסמכים ביתי הוא חלק מתפיסה טכנולוגית ירוקה ומתקדמת שחוסכת בשטח אחסון.
סריקת מסמכים שומרת על המסמך המקורי בכך שהיא מצלמת מצב נתון של המסמך ביום הסריקה. כיוון שנייר הוא מוצר מתבלה, חשוב לשמור גיבוי של המסמך המקורי לשעת הצורך.
ארגון מסמכים נכון יאפשר לכם לחסוך הרבה כסף.
