סריקת מסמכים – מי שלא סורק מסמכים, טועה!
סורק המסמכים הראשון הומצא בארה"ב בשנת 1957 ומאז ועד היום שופרה טכנולוגיית הסריקה בקצב מדהים. כל כך מדהים עד כדי כך שכיום ניתן לרכוש סורק מסמכים בסיסי במחיר של כ- 300 ₪ ולקבל יכולת עצמאית של סריקת מסמכים בארגון, בבית או במשרד.
המצאת הסורק וכניסתו לשימוש בכל משרד אפשרה למשרדים ולארגונים להפוך את מסמכי הנייר שלהם לקבצי מחשב הניתנים לשמירה, לעריכה, למשלוח ועוד.
מי צריך כל כך הרבה קלסרים?
השימוש בסורקי המסמכים המודרניים הפך כיום להיות זול לכל נפש והוא מצריך יכולת טכנולוגית בסיסית של המשתמש כדי שיוכל לבצע הליך של סריקת מסמכים.
היתרונות הרבים הגלומים בהליך סריקת מסמכים מאפשרים לחברות ועסקים בכל גודל לדלל את שטחי האחסון במשרד ולחסוך תוך כדי כך כסף רב.
במקום למלא מחסנים בקלסרים עבי כרס, רוכשים סורק מסמכים מקצועי לארכיון, מבצעים סריקת מסמכים לאחר תכנון מוקדם של הליך הסריקה, ובסוף התהליך מקבלים מעין רפליקה דיגיטלית של כל מסמכי הנייר בארגון. זה כל כך פשוט וכל כך משתלם.
מצטרפים למהפכה הירוקה
מלבד היתרון הפיננסי העצום בדילול שטחי האחסון במשרד אתם תורמים לכדור הארץ. סריקת מסמכים מסתמנת כהליך "ירוק" שמטרתו חסכון בייצור נייר, חסכון בשטחי משרד (חסכון באנרגיה הנדרשת לתפעול שטחים אלה), חסכון ברכישת קלסרים (שאף הם עשויים מעץ), חסכון באשפה ופסולת, חסכון בזמן איתור המסמך הרצוי ועוד.
איך למצוא מחט בערמה של שחת?
עצם המעבר לשיטת ניהול מסמכים (משרד ללא נייר) אתם מייעלים את העבודה בארגון שלכם. אם אתם מחפשים מסמך מסוים אך אינכם זוכרים נתונים לגביו. אתם יודעים שהוא עוסק בנושא מסוים, אתם יכולים להקליד בתוכנת הארכיון הדיגיטלי את מילת החיפוש הרלבנטית, והמחשב כבר יאתר את המסמך הרצוי מבין מיליוני המסמכים שלכם.
לחפש מילה קטנה זה לא פשוט...
דמיינו עורך דין המחפש מילה קטנה בתוך חוזה ישן (לא ממוחשב) של 300 דף. האם זה הגיוני לשבת ולקרוא את כל החוזה כדי לאתר את אותה מילה? לא יותר פשוט לסרוק את המסמך, לבצע עליו OCR ולהקליד את המילה הרצויה?
חבל על הזמן (והכסף) שתבזבזו בחיפושים אחרי הנתונים הנדרשים לכם. בואו נעשה צעד נוסף קדימה. אותו עורך דין צריך לאתר את אותה מילה בחוזה ולשלוח ללקוח שלו את הדף בו היא מופיעה. לא יותר פשוט לשלוח קובץ בדואר האלקטרוני?
שרידות, רבותי, שרידות
סריקת מסמכים אינה מחייבת אתכם לוותר על מסמכי המקור, היא מאפשרת לכם לנהל בקלות ובמהירות את המסמכים שלכם במערכת ממוחשבת של ארכיון דיגיטלי מהיר.
ופרט חשוב אחרון – סריקת מסמכים מאפשרת לכם גיבוי לידע המצוי בארגון. שמירת הקבצים הסרוקים במערכות גיבוי משמרת את הידע ומגדילה את השרידות במקרה של אסון (התאומים לדוגמה). כשיש לכם גיבוי במספר אתרי משנה, אתם פחות חשופים לאסונות כגון שריפה, שיטפון, רעידת אדמה, פיצוץ וכדומה.
אם עדיין לא סרקתם את המסמכים שלכם, תתחילו לחשוב על זה. זה קל, מהיר ופשוט.
לפרטים נוספים היכנסו לאתרים:
דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי. http://www.documents.co.il
מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים. http://www.mismachim.co.il
