סריקת מסמכים - סריקת מפות – סריקת שרטוטים, איך עושים זאת?
מה אתה עושה כשאתה צריך ליצור לך עותק של מפות ושרטוטים?
מה אתה עושה לאחר שסיימת להשתמש במפות ושרטוטים שקיבלת בגודל A0, ואין לך את קבצי המקור שלהם, רק את הנייר עצמו?
הפתרון המודרני הוא סריקת מפות ושרטוטים בסורק גדול ושמירת הקבצים למחשב. אם אתה עסק או ארגון שעושה שימוש במפות ושרטוטים כדרך קבע, ומן הסתם יש לך אמצעי ייצור של קבצים כאלה, אתה בטח מעוניין ליצור לעצמך קבצים ממוחשבים שלהם.
אם יש לך מפות מקור או שרטוטי מקור (נייר) חשוב שתיצור מהם עותק דיגיטלי. חשוב שתסרוק אותם ותאכסן אותם בארכיון דיגיטלי.
סריקת שרטוטים מאפשרת לך לרכז את המידע הנמצא בגלילים רבים של שרטוטי נייר, על גבי המחשב שלך. סריקת מפות מאפשרת לך ליצור ארכיון דיגיטלי שיאכסן את מפות הנייר (שאין להם קבצי מקור) של הארגון באופן ממוחשב וזמין.
מפות ושרטוטים שמצויים ברשותך, ללא קבצי המקור שלהם (או שקבצי המקור נפגמו) רצוי שיעברו סריקה ויאוכסנו בארכיון הדיגיטלי של הארגון.
ומה החסרונות בכך שאין לארגון ארכיון דיגיטלי המכיל מפות ושרטוטים?
ראשית, אין גיבוי. אם חלילה תהיה שריפה, פריצה, גניבה, הצפה או כל מפגע אחר שבו המפות או השרטוטים יינזקו, אין לך גיבוי לשרטוטים ולמפות הללו (בהנחה שאין ברשותך את קבצי המקור).
שנית, אם הארגון מחזיק כמות גדולה של מפות ושרטוטים, הוא משלם כסף רב על שטח האכסון. סריקת מפות וסריקת שרטוטים תאפשר לארגון לרכז את המידע הזה במחשב.
זה לא אומר שאת מסמכי המקור זורקים חלילה, אבל מפות ושרטוטים שאינם נדרשים למשימות היומיומיות יכולים להיות מאוכסנים במקום מוגן ומרוחק ואת קבצי המידע שלהם שומרים בארכיון אלקטרוני זמין לשליפה מהירה.
ודבר נוסף, אחת התכונות של נייר היא בלאי. מסמכים ושרטוטים מאבדים משנה לשנה את צבע המקור שלהם. גם הדיו שמוטבע עליהם דוהה ומשנה את צורתו המקורית.
אם נצרף את בלאי הנייר ודהיית הצבע נקבל שינויים בתכני מסמך המקור. כשמדובר במפות או שרטוטים לשינויים כאלה יש חשיבות עצומה.
סריקת מפות וסריקת שרטוטים ושילובם במחשב בתוכנת ניהול מסמכים או במערכת ארכיון דיגיטלי חכם, מאפשרת לכם ליהנות מכל העולמות.
גישה וזמינות מיידית לשליפת המידע, אפשרויות גיבוי ושמירה על המידע הזה, חסכון בשטחי אכסון יקרים, והגנה על מסמכי המקור מפגעי הזמן.
כן, והיא גם ירוקה ושומרת על איכות הסביבה.
סריקה של מפות וסריקה של שרטוטים כבר אינה פריבילגיה, היא צורך מוחשי ואמיתי.
הכותב הוא מנהל האתרים:
דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי. http://www.documents.co.il
פרינטרס (Printers) – הצעת מחיר בקליק למדפסות, מכונות צילום, מתכלים, תוכנות הדפסה, שירות ותחזוקה. http://www.printers.org.il
מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים. http://www.mismachim.co.il
